Wij blijven bereikbaar en uw certificaat komt niet in gevaar
Zorg en Welzijn, 20 maart 2020
De corona-crisis waarmee wij allen worden geconfronteerd heeft ook voor u, uw organisatie en Keurmerkinstituut de nodige consequenties. Ook wij als Keurmerkinstituut hebben daarom gepaste maatregelen genomen. Wij blijven daarbij wel bereikbaar; de auditoren en overige medewerkers van Keurmerkinstituut zijn u ook in deze moeilijke tijd van dienst.
Hoe pakken wij dat aan?
- Wij houden ons uiteraard aan de richtlijnen van het RIVM en de overheid;
- Onze medewerkers werken zoveel mogelijk vanuit huis en blijven daarbij telefonisch en via e-mail goed bereikbaar;
- Mocht een audit op locatie vanwege genomen maatregelen niet plaats kunnen vinden, dan wordt overwogen of alternatieve audit methoden voor een deel van de audit of wellicht de gehele audit ingezet kunnen worden. Indien dit voor u van toepassing is nemen wij daartoe het initiatief.
En uw certificaat?
- Mocht een audit of verificatie op locatie noodzakelijk zijn maar door de genomen maatregelen niet plaats kunnen vinden, dan zijn er verschillende scenario’s mogelijk:
- Een initiële audit of uitbreidingsaudit zal moeten worden verplaatst, wat meestal betekent dat een (aangevuld) certificaat uiteindelijk later dan oorspronkelijk voorzien verkregen kan worden.
- Controle audits kunnen zonder consequenties voor het certificaat tot maximaal 6 maanden worden uitgesteld. Mocht het mogelijk zijn alvast een deel van de audit met alternatieve audit methoden uit te voeren dan wordt u daarvoor benaderd. Voor het deel op locatie zal Keurmerkinstituut, zodra duidelijk is wanneer de auditor weer op locatie kan komen, met u contact opnemen voor een alternatief moment van toetsing. Uw certificaat komt hiermee dus niet in gevaar.
- Als een her-certificeringsaudit als gevolg van het uitstel niet tijdig kan worden afgerond vóór de vervaldatum van het certificaat, kan Keurmerkinstituut onder voorwaarden het certificaat verlengen tot maximaal 6 maanden na de originele vervaldatum. Dit kan alleen wanneer er voldoende gedocumenteerd bewijs is dat het vertrouwen geeft dat het management systeem effectief is. Omdat toetsing op locatie niet mogelijk is wordt hiervoor met alternatieve auditmethoden een beperkte toetsing uitgevoerd. Later wanneer de situatie weer is genormaliseerd, kan het restant van de audit worden uitgevoerd. Indien dit voor u van toepassing is nemen wij met u contact op voor verdere afstemming hoe en wanneer. Ook hier komt uw certificatie-status dus niet in gevaar.
- In alle gevallen waarin de geldigheidsduur van een certificaat is verlengd, dient wanneer de situatie weer voldoende is genormaliseerd, de audit of verificatie op locatie zo spoedig mogelijk plaats te vinden. Met een verlenging van het certificaat met 6 maanden wordt de audit of verificatie niet met 6 maanden uitgesteld. Keurmerkinstituut zal contact met u opnemen wanneer de audit of verificatie weer plaats kan vinden.
Als gevolg van het noodzakelijk uitstel van een reeks van audits op locatie zal Keurmerkinstituut, zodra de situatie weer normaliseert, worden geconfronteerd met een zware auditbelasting. Naast de dan plaats te vinden reguliere audits zullen de uitgestelde audits ook moeten worden uitgevoerd. Ik vraag hierbij alvast uw begrip en medewerking om dat voor iedereen goed te laten verlopen.
Het keurmerkinstituut vertrouwt erop dat wij allen deze moeilijke tijd weten door te komen. Zorg goed voor uzelf en uw dierbaren.
Wim Glorie
Directeur Keurmerkinstituut