5 verbeterpunten in een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)
Zorg en Welzijn, 15 februari 2022
Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is simpel gezegd het vastleggen van een reeks afspraken over het beleid en de bijbehorende maatregelen. Het doel van een KMS is om goede en betrouwbare zorg te leveren en om blijvend te voldoen aan wet- en regelgeving. Maar wat zijn de 5 meest vastgestelde verbeterpunten in een KMS die tijdens audits zijn geconstateerd? Wij nemen ze met u door.
1. Algemene organisatie
Keurmerkinstituut gaat ervan uit dat elke instelling een levende organisatie is, waar altijd onderhoud, reparatie of vernieuwing van het KMS nodig is. Tijdens de audit gaat het erom dat het auditteam ervan overtuigd raakt dat:
- De organisatie het primaire proces goed op orde heeft.
- Beleid kan maken en volgens plan uitvoeren.
- Alert is op continue verbetering.
- Onverwachte gebeurtenissen adequaat kan verwerken.
- De managementreview meer is dan een overzicht van de activiteiten en resultaten van het afgelopen jaar dusdanig dat de review een oordeel over het functioneren en de continue verbetering van de organisatie bevat.
2. Uitvoering
De dagelijkse gang van zaken moet in overeenstemming zijn met de vastgelegde voorschriften. Enkele in de praktijk gesignaleerde onvolkomenheden zijn:
- Actiepunten worden niet voorzien van een deadline.
- Uitgevoerde medische handelingen worden niet geregistreerd volgens het protocol.
- Klachten worden enkel geregistreerd (niet geanalyseerd) en dragen niet bij aan verbetering.
- Onafhankelijk cliëntenonderzoek is wel uitgevoerd maar niet omgezet in verbeteracties.
Daarnaast komt het voor dat een vastgelegde werkwijze nog zo vers is, dat de goede werking nog niet aantoonbaar is.
3. Detaillering
Als een onderwerp wel geregeld is in bijvoorbeeld een beleidsplan of werkinstructie, komt het voor dat de tekst te globaal is of niet correct is. Bijvoorbeeld:
- De planning van de brandoefening is onduidelijk (wanneer, hoe, etc.).
- Het privacyreglement beschrijft wel goede bedoelingen maar is te weinig concreet.
- De richtlijnen over het herkennen van en het omgaan met signalen van seksueel misbruik zijn niet concreet genoeg.
4. Volledigheid
Veel zaken moeten worden vastgelegd in beleidsplannen, procedures en werkinstructies. Onderwerpen die wel eens ontbreken zijn:
- Werkinstructie voor het uitvoeren van specifieke handelingen.
- Instructie voor het handelen in noodsituaties.
- Beheersing van meet- en bewakingsapparatuur.
Soms moet het nadenken hierover nog beginnen, maar meestal zijn er al informele afspraken die alleen nog moeten worden uitgeschreven.
5. Documentenbeheer
Veel voorkomende verbeterpunten betreffen onvolkomenheden in documenten en het beheer daarvan. Bijvoorbeeld:
- Onduidelijkheid over de meest actuele versie van een document.
- Het is niet aantoonbaar dat de bevoegde functionaris een wijziging heeft goedgekeurd.