5 verbeterpunten in een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)

Zorg en Welzijn, 15 februari 2022

Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is simpel gezegd het vastleggen van een reeks afspraken over het beleid en de bijbehorende maatregelen. Het doel van een KMS is om goede en betrouwbare zorg te leveren en om blijvend te voldoen aan wet- en regelgeving. Maar wat zijn de 5 meest vastgestelde verbeterpunten in een KMS die tijdens audits zijn geconstateerd? Wij nemen ze met u door.

1. Algemene organisatie

Keurmerkinstituut gaat ervan uit dat elke instelling een levende organisatie is, waar altijd onderhoud, reparatie of vernieuwing van het KMS nodig is. Tijdens de audit gaat het erom dat het auditteam ervan overtuigd raakt dat:

  • De organisatie het primaire proces goed op orde heeft.
  • Beleid kan maken en volgens plan uitvoeren.
  • Alert is op continue verbetering.
  • Onverwachte gebeurtenissen adequaat kan verwerken.
  • De managementreview meer is dan een overzicht van de activiteiten en resultaten van het afgelopen jaar dusdanig dat de review een oordeel over het functioneren en de continue verbetering van de organisatie bevat.

2. Uitvoering

De dagelijkse gang van zaken moet in overeenstemming zijn met de vastgelegde voorschriften. Enkele in de praktijk gesignaleerde onvolkomenheden zijn:

  • Actiepunten worden niet voorzien van een deadline.
  • Uitgevoerde medische handelingen worden niet geregistreerd volgens het protocol.
  • Klachten worden enkel geregistreerd (niet geanalyseerd) en dragen niet bij aan verbetering.
  • Onafhankelijk cliëntenonderzoek is wel uitgevoerd maar niet omgezet in verbeteracties.

Daarnaast komt het voor dat een vastgelegde werkwijze nog zo vers is, dat de goede werking nog niet aantoonbaar is.

3. Detaillering

Als een onderwerp wel geregeld is in bijvoorbeeld een beleidsplan of werkinstructie, komt het voor dat de tekst te globaal is of niet correct is. Bijvoorbeeld:

  • De planning van de brandoefening is onduidelijk (wanneer, hoe, etc.).
  • Het privacyreglement beschrijft wel goede bedoelingen maar is te weinig concreet.
  • De richtlijnen over het herkennen van en het omgaan met signalen van seksueel misbruik zijn niet concreet genoeg.

4. Volledigheid

Veel zaken moeten worden vastgelegd in beleidsplannen, procedures en werkinstructies. Onderwerpen die wel eens ontbreken zijn:

  • Werkinstructie voor het uitvoeren van specifieke handelingen.
  • Instructie voor het handelen in noodsituaties.
  • Beheersing van meet- en bewakingsapparatuur.

Soms moet het nadenken hierover nog beginnen, maar meestal zijn er al informele afspraken die alleen nog moeten worden uitgeschreven.

5. Documentenbeheer

Veel voorkomende verbeterpunten betreffen onvolkomenheden in documenten en het beheer daarvan. Bijvoorbeeld: 

  • Onduidelijkheid over de meest actuele versie van een document.
  • Het is niet aantoonbaar dat de bevoegde functionaris een wijziging heeft goedgekeurd.

Terug naar overzicht

Referenties

Het Keurmerkinstituut; vakkundig, nauwkeurig en komen altijd hun afspraken na. Alles wat je wenst van een goede AKI!

SkateOn over Certificatie

Wij werken graag samen met het Keurmerkinstituut. Onze waterglijbanen en waterspeeltoestellen worden deskundig én onafhankelijk beoordeeld. Hun flexibiliteit en snelheid is geweldig.

Van Egdom over Certificatie

De samenwerking met het Keurmerkinstituut is zéér prettig. De zeer flexibele houding, zoals begrip voor het feit dat projectplanningen dagelijks kunnen wijzigen, zorgt samen met de proactieve houding, dat wij graag het Keurmerkinstituut vragen onze waterattracties te certificeren.

Watergames & More over Certificatie

IJreka heeft vaak complexe projecten die snel gecertificeerd moeten worden. We hebben ervaren dat het Keurmerkinstituut ondanks de vaak zeer korte doorlooptijd voor certificatie de kwaliteit niet uit het oog verliest. Prettig een keurder te kennen die meedenkt met de klant.

IJreka over Certificatie

Wij hebben het Keurmerkinstituut leren kennen als een betrouwbare deskundige partner die ons voorziet van een gedegen advies ten aanzien van onze certificeringen.

Eibe Benelux B.V. over Certificatie

Dank voor de vlotte wijze waarop de herkeuring en het afleveren van de rapportage heeft plaatsgevonden. Ook voor de wijze waarop wij zijn voorzien van adviezen omtrent de afhandeling.

Topos architectuur & bouwkunde over Certificatie

De samenwerking met Keurmerkinstituut verloopt zeer prettig, flexibel en met oog voor de specifieke wensen en eigenschappen van onze organisatie.

Geboortezorglus over Certificatie

Meld u aan voor onze nieuwsbrief

Onderwerpen

Keurmerkinstituut: Certificatie | Inspectie | Onderzoek | Trainingen