Hoe ziet een managementsysteemaudit eruit?
Zorg en Welzijn, 9 september 2022
Tijdens een managementsysteemaudit controleert Keurmerkinstituut of een organisatie daadwerkelijk voldoet aan de gestelde vereisten vanuit een norm zoals ISO 9001, NEN-EN 15224 of HKZ. Een certificering bestaat vervolgens uit een 3-jarige auditcyclus. Maar wat staat u te wachten voordat u het certificaat ontvangt?
Voorafgaand aan de audit
De organisatie moet zelf hebben nagegaan of het eigen managementsysteem voldoet aan de norm die Keurmerkinstituut gaat toepassen. Bij de start van de audit moet het managementsysteem minstens 3 maanden in werking zijn geweest. Dit betekent dat de verplichte interne audits (uitgezonderd HKZ Kleine Organisaties) en de systeem- en/of directiebeoordeling uitgevoerd moeten zijn. Omstreeks 3 weken voor elke auditdag stuurt Keurmerkinstituut de agenda voor die dag.
Meerdere auditdagen
Als de audit uit meerdere kalenderdagen bestaat kan de organisatie tussen deze dagen eventuele verbeteracties doorvoeren. Als deze op de laatste auditdag akkoord worden bevonden, wordt de geconstateerde afwijking direct afgesloten.
Na afloop van de audit
Na de laatste auditdag stuurt Keurmerkinstituut het feiten rapport. De organisatie wordt verzocht om analyses te maken van oorzaak en omvang, en verbeteracties aan te leveren voor de verbeterpunten. Als de auditoren de verbeteracties en het eventueel benodigde bewijsmateriaal in orde bevinden, geven zij een positief certificatie-advies aan de directie van Keurmerkinstituut. Deze controleert of het dossier compleet is, de juiste procedures zijn gevolgd en kent als alles klopt het certificaat toe.
Na toekenning van het certificaat
De organisatie dient zich te houden aan de regels voor het gebruik van het certificaat en het bijbehorende logo. Bij belangrijke wijzigingen in het managementsysteem of organisatiewijzigingen, moet Keurmerkinstituut worden geïnformeerd. Keurmerkinstituut meldt zich jaarlijks voor het afspreken van de periodieke controles. Na 3 jaar vindt een herbeoordeling plaats.
Neem gerust contact met ons op als u vragen heeft over hoe een managementsysteemaudit eruitziet.